Kiinteistöraportointi 2020-luvun tapaan – Näin Saarijärven kaupungin tuottajapalvelut sen teki
Huomioithan, että tämä artikkeli on edelleen relevantti iästään huolimatta, mutta ohjelmiston jatkuvan kehityksen myötä järjestelmään liittyvä tekninen tieto (mm. mahdolliset kuvakaappaukset) voi olla vanhentunutta, vaikka järjestelmän perusperiaate on pysynyt samana. Voit lukea toisenkin kunnallisen toimijan referenssin täältä
Kuten taatusti monella suomalaisella kaupungilla ja kunnalla, myös Saarijärvellä piti melkoista kiirettä kiinteistöasioiden kanssa. Oli kyse sitten rakentamisen valvonnasta, omien työmaiden valvonnasta tai vaikkapa vuokrahuoneistojen tarkastuksista, niin kaikkia yhdisti yksi piirre: kattavaa kuvallista dokumentointia pitäisi tehdä, mutta aika tahtoo loppua kesken.
Tuttu tarina menee näin: taskukameralla otetut kuvat täytyy ladata erikseen toimiston tietokoneelle ja vihkoon raapustetut suttuiset muistiinpanot kirjoittaa puhtaaksi. Työn hitaus turhauttaa ja hommaa on koko ajan enemmän ja enemmän.
Nykyään Saarijärven kaupungin tuottajapalveluissa kuitenkin jätetään kamerat, kynät ja mapit toimistolle – mukaan kohteeseen otetaan vain puhelin tai tabletti.
Teen paljon raportteja työmaakierroksilla. Kynätyö jää onneksi nykyään vähemmälle, kun Infomaatilla voi sanella puhetta tekstiksi ja ottaa samalla kuvat suoraan dokumenttiin. Aikaa on säästynyt huimasti ja dokumentaatiokin parantunut sen avulla merkittävästi.
– Seppo Kynnäs, rakennusmestari, Saarijärven kaupunki –
Kaikki kunnan ja kaupungin kiinteistöraportointi yhdessä paikassa
Infomaatin raportteja voi räätälöidä taipumaan toki muuhunkin kuntien ja kaupunkien työhön kuuluvaan, kuin pelkästään rakennusvalvontaan ja työmaiden tarkastuksiin. Esimerkkeinä mainittakoon vaikkapa seuraavat teemat:
- Vuokrahuoneistojen tarkastukset
- Rakennusten Terve talo- sekä P1-puhtausluokan -kriteerien mukaiset tarkastukset
- Kiinteistöhuollon ja siivouksen laadunvalvonta
- Kiinteistöjen pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelmat (PTS), kuntoarviot ja kuntokatselmukset
- Täsmätarkastukset, kuten esimerkiksi vedeneristeiden tarkastuskortti
- Lisäksi vapaalla muistiolla voit raportoida oikeastaan mitä vain tai voit tehdä helppokäyttöisellä lomake-editorilla omat lomakkeet digimuotoon
Kaiken maailman digitaalisia systeemejä on varmasti jo entuudestaan, ja ehkä niistä on jo joitain kokemuksia tai mielessä kauhuntäyteisiä kuulopuheita. Käyttöönotto saattaa askarruttaa, ja uuden ohjelman opettelu herättää mielikuvia vaikeaselkoisesta ja raskaasta järjestelmästä.
Mutta Infomaattia kuulemma käytetään Saarijärvellä nykyään nimenomaan siksi, että sen käyttöönotto oli nopeaa ja helppoa.
Infomaatti vaikutti alusta saakka helppokäyttöiseltä ohjelmalta. Ja vaikka ohjelma oli näppärä ottaa heti käyttöön, niin saimme siihen aina apua ja opastusta nopeasti, jos sille oli tarvetta. Asiakaspalvelulle annan sen vuoksi arvosanaksi 10+. Jos minäkin opin käyttämään sitä, niin sitten oppii kuka tahansa!
– Seppo Kynnäs, rakennusmestari, Saarijärven kaupunki –
Räätälöi Infomaatti omaan työhösi sopivaksi
Helpon digityökalun saa vieläpä omaan työhön sopivaksi räätälöitynä. Infomaatin lomakenäkymää voi muokata juuri sen mukaan, minkälaista raportointia tulee tehtyä. Saarijärvellä homma alkoi rakennusvalvonnasta, mutta levisi pian käyttöön myös vuokrahuoneistojen tarkastuksiin ja siitä eteenpäin.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Rakentamisenvalvonnan lisäksi meillä käytetään Infomaattia toisiksi eniten kiinteistönhuollon puolella huoneistokatselmuksiin. Olemme myös ottaneet sen käyttöön omilla työmaillamme. Mielestäni Infomaatti on helppoutensa vuoksi todella hyvä työkalu kaikessa kiinteistöihin ja rakentamiseen liittyvässä dokumentoinnissa.
– Seppo Kynnäs, rakennusmestari, Saarijärven kaupunki –
Ehkä sinäkin pystyisit säästämään raportoinnin aiheuttamaa päänvaivaa jo seuraavalla kiinteistökeikalla? Infomaatin täyden version kokeilujakso ei maksa mitään, ja apuakin saa pyytämällä. Ota siis jo ensi kerralla pelkkä puhelin mukaan, napsi kuvat, kirjoita tai sanele niille tekstit ja lähetä raporttisi eteenpäin.
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273