Mobiilidokumentointi auttaa työmaiden johtamisessa
”Onneksi olemme siirtyneet pois paperilomakkeiden pyörittelystä. Mieluummin annamme erilaisten teknologisten ratkaisujen hoitaa ne hommat, jotka helpottavat meidän jokapäiväistä ydintoimintaamme.”
– Vilho Loukkalahti, työmaapäällikkö, Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky, www.ajalin.fi –
Perinteisesti konservatiivisena pidetyt rakennus- ja kiinteistöliiketoiminnan eri alat ovat ottaneet viime vuosina harppauksia paremman tehokkuuden eteen. Monessa tapauksessa juuri uusien teknologisten ratkaisujen avustamana.
Siinä missä toimistotöiden puolella teknologiaan nojautuminen on ollut arkipäivää jo pidemmän aikaa, ei kentällä ja kentän tukitoiminnoissa siirtymä ei ole aina ollut niin yksiselitteistä. Kohteessa sitä kuuluisaa oikeaa työtä tekevän ammattilaisen ja tuttujen työtapojen väliin ei ole aina helppoa mennä, ja teknologia – tai pikemminkin sen käytön saaminen jouhevasti työn osaksi – voidaan helposti kokea yhtenä taas yhtenä ylimääräisenä tehtävänä. Arjessa kun on jo tarpeeksi kiirettä muutenkin.
Pieni käyttöönottoa varten nähty ponnistus kuitenkin kantaa monesti painavaa ja mehukasta hedelmää, kun tuotoksia alkaa vertailemaan. Hyötyjä voidaan laskea monesti niin rahallisesti, mutta myös parantuneen työ- ja asiakastyytyväisyyden kannalta.
Työmaiden etenemisen seuranta onnistuu etänäkin
Teknologiasta työtehoa ja hyötyjä lähti ammentamaan myös Länsi-Uudellamaalla toimiva Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky noin pari vuotta sitten. Taustalla vaikutti tarve työmaan tapahtumien raportoinnin helpottamiselle sekä toive paremmasta dokumentinhallinnasta.
”Kaipasimme käyttöömme alustaa, jolla voisimme helposti tehdä työmaadokumentointia porukalla sekä tarkastella ja tarvittaessa muokata toistemme raportteja. Oli hienoa huomata myös se, että eri tehtäviä varten on jo olemassa valtava määrä valmiita ja helppokäyttöisiä raporttipohjia.”
– Vilho Loukkalahti, työmaapäällikkö, Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky –
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Monelle eri raporttipohjalle – joita Infomaatista löytyy valmiina lähes 200 – tosiaan onkin tarvetta, sillä Toivo Ajalin Ky:n liiketoimintaan kuuluu rakentamista ja tekemistä laajalla skaalalla. Työpäivät kuluvat ainakin asuin- ja muiden rakennusten rakentamisessa, maa- ja pintatöissä, laituri- ja vesirakentamisessa sekä siltaurakoinnissa.
Kun erilaisia urakoita ja projekteja on ympäri maita ja mantuja, on modernin dokumentointitavan ansiosta kätevää pysyä kaikesta kartalla. Työmaapäällikkö Loukkalahdella on tästä ensi käden kokemusta: hänen työnkuvaansa kuuluu tarjouslaskennan ohella myös työmaiden etenemisen seuranta.
”Esimerkiksi juuri tälläkin hetkellä meillä on yksi työmaa Kotkassa ja toimisto Raaseporissa. Infomaatin ansiosta voin helposti Raaseporista käsin tarkastaa vaikka tänä aamuna Kotkan työmaalla tehtyjä työmaapäiväkirjoja ja pysyä urakan etenemisestä perillä.”
– Vilho Loukkalahti, työmaapäällikkö, Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky –
Toivo Ajalinin toiminnan näkökulmasta juuri tämä oli tärkeä pointti sille, miksi Infomaatin kaltaista ratkaisua aikanaan lähdettiin etsimään. Paperilomakkeita kun monesti saa etsiä milloin työmaakonteista, eri tekijöiden taskuista, hajanaisista mapeista tai työkoneiden ovilokeroista.
”Dokumentaation siirtyminen mobiiliksi kuuluu ainakin meidän työssämme suurimpiin Infomaatista saatuihin hyötyihin. Plussaa on sekin, että kaikki tehty dokumentointi myös on varmassa tallessa, aina kaikkien helposti löydettävissä samasta paikasta.”
– Vilho Loukkalahti, työmaapäällikkö, Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky –
Myös maanrakennustoiminnan yhteydessä on näin jatkossa mukavampaa tehdä esimerkiksi työkoneen käyttöönottotarkastus sähköisesti sen sijaan, että tarkastaisi työkonetta löytääkseen viimekertaisen tarkastuksen hävinneen raportin.
Selkeä dokumentaatio auttaa palvelemaan paremmin
Kun lukuisista eri töistä pysyy itse perillä hyvän dokumentaation ansiosta, on helpompaa palvella myös tärkeitä sidosryhmiä paremmin: asiakkaita, aliurakoitsijoita, valvojia ja viranomaisia.
”Infomaatin ansiosta työmaa-aineiston keruu ja ylipäätään raportoinnin taso on kohentunut. Laadukkaan dokumentoinnin toimittaminen ja tiedon jakaminen tilaajille sekä muille sidosryhmille on myös huomattavasti helpompaa kuin ennen. Itse koen, että tästä on valtavasti hyötyä hallinnollisissa ja projektinjohdollisissa tehtävissä.”
– Vilho Loukkalahti, työmaapäällikkö, Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky –
Viranomaisista puhuttaessa Loukkalahden mieleen tulee tulityölupa, joka myös Toivo Ajalinilla tehdään tätä nykyä Infomaatilla. Selkeän raporttipohjan ohella Infomaatilla on myös laatua lisäävä ässä hihassa: tulityöluvan osaksi voi laatia oman turvallisuussuunnitelmaliitteen kuvineen.
”Tulityöluvan täyttäminen on todella selkeää, ja työmaalla saadaan suurta hyötyä erityisesti siitä, että ajantasaiset luvat ovat aina helposti kaikkien löydettävissä samasta paikasta.”
– Vilho Loukkalahti, työmaapäällikkö, Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky –
Kun ammattilaista kuuntelee, saa kuvan, että nykyaikaisessa rakennustoiminnassa mobiilidokumentointia kannattaisi vähintäänkin testata. Hyötyjä kun on nähtävissä niin kentällä kuin työnjohdon käsissä toimistolla.
”Vanhasta irrottautuminen on osa uudistumista. Me olemme mielellämme mukana kokeilemassa uusia tapoja työn helpottamiseksi ja parantamiseksi. Mielestäni Infomaatin kaltaisia alustoja tarvitaan tällä alalla, ja vaikka ne eivät olekaan pakollisia, niin kyllä ne helpottavat työtä reippaasti.”
– Vilho Loukkalahti, työmaapäällikkö, Rakennus- ja louhintaliike Toivo Ajalin Ky –
Meinaako hajanainen raportointi aiheuttaa harmaita hiuksia? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!