Näin teet valvontapöytäkirjan nopeammin kuin aiemmin
Huomioithan, että tämä artikkeli on vanha ja ohjelmiston jatkuvan kehityksen myötä järjestelmään liittyvä tekninen tieto voi olla vanhentunutta, vaikka järjestelmän perusperiaate on pysynyt samana. Tästä aiheesta on kirjoitettu myös uudempi artikkeli, jonka voit lukea tästä. Katso lisää muuta ajankohtaista tietoa ja uusia ominaisuuksia täältä
Tänä päivänä jo pelkästään pienelle kylpyhuoneremontillekin tarvitaan oma valvontapöytäkirja. Tuttuun tapaan tähän yhteen dokumenttiin sisältyy aina urakasta riippuen monta eri dokumentoitavaa katselmuskertaa teksteineen ja kuvineen päivineen.
”Käytämme Tablet Infomaatin valvontapöytäkirja-raporttiratkaisua joka kerta, kun valvontakohteessa on käyntikertoja enemmän kuin yksi.”
– Janne Sinisalo, Toimitusjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy (www.stio.fi) –
Ajan käyttäminen useiden eri valvontapöytäkirjojen ja katselmusten tekoon voi tuntua jopa raastavalta. Monesti ne sisältävät paljon samoja asioita kuin aiemmatkin vastaavat raportit. Siitä huolimatta dokumentti täytyy kasata uudelleen joka ainut kerta. Eikö pakostikin tunnu hieman pöljältä esimerkiksi kirjoittaa joka dokumentissa toistuvia, samoja pitkiä lauseita uudelleen kerta toisensa jälkeen?
Tästä huolimatta jokaisen urakan valvontapöytäkirja on kasattava kuntoon kunniakkaasti, koska nykyään myös tilaajat vaativat kohteista kattavaa ja laadukasta dokumentointia. Laadukkaasti dokumentoidut pöytäkirjat ja katselmukset ovat kaikille todiste siitä, mitä kohteessa on tapahtunut ja mitä on havaittu. Kuinka tämä sitten onnistuu tehokkaasti ja mahdollisimman pienellä vaivalla?
1. Tee dokumentointi samalla kun tarkastat
Olisiko fiksumpaa, jos dokumentteja voisi kasata samalla kun tarkastaa kohdetta? Tablet Infomaatilla tästä tulee arkipäivää. Kierrä kohde, nappaa kuvat, kirjaa huomiot. Tabletilla tehdyn version voi vielä halutessaan hioa selainohjelmalla priimakuntoon.
”Viimeistelin juuri kahdeksan valvontapöytäkirjaa alle tuntiin!”
– Tablet Infomaatin käyttäjä, rakennuttajakonsultti, Helsinki –
2. Kirjoita vähemmän
Tablet Infomaatti säästää aikaasi oppivan lausevaraston avulla. Sinunkin älypuhelimesi saattaa ehdottaa tiettyjä sanoja, kun kirjoitat vaikkapa tekstiviestiä? Kuvittele sama, mutta kokonaisilla lauseilla. Esimerkiksi lauseesta ”Korjaustyö on valmis ja märkätilat voidaan ottaa käyttöön.” sinun tarvitsee kirjoittaa ainoastaan jokin sana tai sanan osa lauseesta, kun Tablet Infomaatti on jo ehdottanut sinulle koko pätkää.
3. Käytä kuvia kätevämmin kuin koskaan aiemmin
Kuvien ottaminen on äärimmäisen nopeaa ja kätevää. Tablet Infomaatilla otetut kuvat menevät dokumentissa myös automaattisesti oikeisiin paikkoihin. Lisäksi voit vielä tarpeen vaatiessa merkata huomionarvoisia kohtia valokuvista sekä lisätä huomioita, kuten ”Seinä on märkä kuvassa osoiteltulta alueelta”. Dokumenteista saa helposti myös aiempaa kattavampia ja laadukkaampia kuvien avulla, sillä Tablet Infomaatin avulla niiden määrää on uskomattoman helppoa lisätä.
”Nykyään otan kymmenkertaisen määrän kuvia aiempaan verrattuna, koska se on nyt mahdollista samassa ajassa ja saamme tuotettua kattavamman dokumentaation asiakkaallemme.”
– Tablet Infomaatin käyttäjä, rakennusvalvoja, Jyväskylä –
Kokonaisuutena laadukas ja selkeä dokumentaatio koko valvontatyöstä
Näillä kolmella simppelillä askeleella valvontapöytäkirjan kasaamiseen käytetty aika voi pudota jopa yli kolmanneksella! Jokainen urakka ja valvontapöytäkirja on tietysti erilainen, joten pilkuntarkkaa prosentti- tai tuntimäärää on vaikea sanoa kaikkien puolesta. Asiakkaiden ajansäästöarviot pyörivät kuitenkin välillä 25-66%. Takuuvarmaa on kuitenkin se, että tasalaatuisuus ja selkeys ovat itsestäänselvää joka kerta. Ja sehän passaa varmasti niin tilaajalle kuin valvojallekin!
”Tablet Infomaatin käyttöönoton jälkeen ajankäyttö on tehostunut ainakin kolmanneksella per työntekijä.”
– Janne Sinisalo, Toimitusjohtaja, Suomen Tekninen Isännöinti Oy, (www.stio.fi) –
Miltä kuulostaa? Ota meihin yhteyttä ja säästetään sinunkin aikaasi! T. Henri Hakasalo, 040 821 4273