PTS eli pitkän tähtäimen suunnitelma – pitkästi tai lyhyesti
Miltä kiinteistö näyttää tänään? Entä viiden tai kymmenen vuoden päästä? Tai miltä sen pitäisi näyttää? Onko kaikki kuten pitää, vai vaatiiko pytinki jossain määrin ehostusta lähivuosina? Mikä on kiinteistön pitkän tähtäimen suunnitelma?
Vastaaviin uteluihin niin tekniset isännöitsijät, valvojat kuin joskus urakoitsijatkin pääsevät tekemään selkoa harva se päivä.
Muun muassa taloyhtiöt ja niiden osakkeenomistajat, yritykset, seurat, kunnat ja seurakunnat haluavat pysyä kärryillä kiinteistöjensä kunnosta. Kun puhutaan näin merkittävästä varallisuuden muodosta, on paljon väliä sillä, voiko kiinteistö olla käyttökelpoisuudeltaan taloudellinen tulo- vai kuluerä – ja kuinka suurissa määrin.
Näihin asiakkaiden mietteisiin nykyajan kiinteistöalan ammattilainen voi vastata pitkän tähtäimen suunnitelmalla, tutummin PTS:llä. Ja voi kuinka kätevästi se käykään:
- Valitse PTS ja klikkaa Uusi PTS -painikkeella raporttipohja auki.
- Täytä kohteen perustiedot määrättyihin kenttiin.
- Valitse raportille käyttöön ne kiinteistön ja ympäristön kohteet, joita halutaan tällä kertaa tarkastaa. Valitaan vaikkapa pääotsikko ”Ulkoalueet”, jonka alla on erilaisia alaotsikoita, kuten vaikka Alueen rakenteet ja Alueen varusteet.
- Valitse näille kohteille vetolaatikoista aikavälit, jolloin tarkastettava kohde vaatii ehostusta. Kirjoita selventäviä kommentteja viereiseen kenttään ja nappaa mukaan valokuvat.
- Lopuksi klikkaa ”Hyväksy muutokset”. Sitten raportista saadaankin jo tyylikäs ja helppolukuinen PDF, jossa listatut huomiot sekä kommentit ovat siististi taulukkona.
Tämä nopea PTS-raportti on joustava muutenkin: voit muokata tarkastettavien kategorioiden sisältöjä sekä niiden alla olevia tarkastuskohtia oman tarpeesi mukaan.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Entä jos pitkän tähtäimen suunnitelmasta halutaan kattavampi?
”Mutta eihän näin suurpiirteinen tarkastus toimi aina”.
Ei niin. Järeämpiä keinoja tarvitaan, jos halutaan tehdä pitkän tähtäimen suunnitelma yksityiskohtaisemmalla tasolla. Siksi vaihtoehtona on myös PTS (laaja) -raporttipohja, jonka muokattava oletuspohja mukailee Talo 2000-nimikkeistöä.
Vaikka raporttiin tuleekin nyt enemmän detaljia, niin periaate pysyy samana: täyttäminen on yhtä kätevää. Täyden raportin kasaaminen onnistuu tälläkin kertaa jo suoraan kohteessa.
Täyttäminen on oikeastaan ihan samanlaista kuin aiemmin esitellyssä PTS-suunnitelman ”pikaversiossa”, mutta nyt kategoriajaottelua on vain tehty tarkemmalla kammalla. Mukana on myös näppäriä, sisällön kokonaisuutta selkeyttäviä toimintoja:
- Tarvittavat remontit listataan raportille ajanjaksoittain omaan liiteosaansa. Lopputuloksena on toimenpiteistä selkeä listaus, joka helpottaa loppuasiakasta suunnittelemaan toimenpiteitä.
- Voit antaa tarvittaville remonteille hinta-arvioita, ja Infomaatti laskee näistä reaaliaikaisesti kokonaissummaa raportin osaksi.
- Hyödynnä kommenttien kirjoittamisessa oppivaa lausevarastoa. Kirjoita vähemmän, dokumentoi nopeammin.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Myös pidemmän mallin PTS mahdollistaa raporttipohjan muokkauksen – jälleen yhtä näppärästi. Pääkategorioiden – olkoon nyt vaikkapa Alueosat – alle voidaan luoda erillisiä alatason kategorioita, esimerkiksi Maaosat. Alatason kategorioiden alla sen sijaan on niiden yksittäisiä tarkastettavia asioita, Maaosien kohdalla esimerkiksi Raivausosat, Kaivannot, Kanaalit ja niin edelleen. Kuten sanottua: kiinteistössä tarkastettavia kohtia kohdellaan nyt hieman yksityiskohtaisemmin, mutta käyttö on yhtä sutjakkaa.
Viisas pääsee vähemmällä – PTS-toiminto osana kuntokatselmusta
Pelkkien PTS-raporttien sijaan ammattilaisten kalenterit saattavat täyttyä ennemminkin erilaisten kuntoarvioiden ja kuntokatselmusten tekemisestä. Kiinteistön kuntoa arvioidessa haluaa asiakas varmasti tietää, mitä kaikkia akuutteja korjauksia on lähiaikoina tiedossa ja mitä ne suunnilleen maksavat.
Ammattilaisten avuksi kuntoarvioiden ja riisutumpien kuntokatselmusten tekoon Infomaatti on kehitellyt näppärän PTS-toiminnon osaksi kuntokatselmus-raporttiratkaisua. Saadaan näin lyötyä kaksi kärpästä yhdellä iskulla ja kaikkien arkea kevyemmäksi.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Ei lähdetä tässä pureutumaan kuntokatselmuksen täyttämiseen sen yksityiskohtaisemmin (ei hätää, se on ihan yhtä kätevää). Vilkaistaan kuitenkin, miten PTS tehdään ikään kuin osaksi kuntokatselmusta sen sijaan, että tehtäisiin kaksi erillistä raporttia – ja samalla tuplasti töitä.
Lopulta se käy näinkin helposti:
- Klikkaa perustietojen täyttämisen jälkeen kuntokatselmuksen täyttönäkymässä auki ”Yhteenveto”-osio
- Klikkaa valinta päälle kohdasta ”Lisää PTS-kooste PDF:ään”
- Valitse vielä PTS-koosteelle aikaväliksi 10 vuotta tai 30 vuotta ja PTS-aikavälin aloitusvuosi, josta laskeminen aloitetaan
Sitten ei muuta kuin kiertelemään kiinteistölle ja kirjailemaan havaintoja ylös. Kun kirjaat havaintojen alle toimenpide-ehdotuksia, muista myös nämä:
- Klikkaa tekstikentän vieressä näkyvää $-merkkiä muistuttavaa kuvaketta.
- Toimenpide-ehdotuksen alle ilmestyy pari lisäkenttää: Reagointi, Kuluarvio (t€) sekä valinta siitä, onko kulu vuosittainen vai ei.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Täytä tiedot, nappaa kuvat ja lopuksi luo raportti. PTS-toiminto luo kuntokatselmuksen PDF-raportin loppuun selkeät PTS-liitteet toimenpidesuosituksista kommentteineen, reagointiaikoineen sekä kustannuksineen.
Kuluipa aikasi sitten kuntokatselmusten tai PTS-raporttien tekemisessä, niin ei kai asioita tämän hankalammaksi kannata tehdä.
Kaipaatko dokumentointiin selkeyttä, nopeutta ja näppäryyttä? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!