Rakennusalalla ei päästä etätöihin, mutta kohtaamisia voi välttää teknologian avulla
Huomioithan, että tämä artikkeli on vanha ja ohjelmiston jatkuvan kehityksen myötä järjestelmään liittyvä tekninen tieto (mm. mahdolliset kuvakaappaukset) voi olla vanhentunutta, vaikka järjestelmän perusperiaate on pysynyt samana. Katso lisää ajankohtaista tietoa ja uusia ominaisuuksia täältä
Vaikka poikkeustilanne koetteleekin ihmisten arkea, käy rakennustyömailla silti tasainen vilinä, mikä on tullut esille alan kontakteiltamme eri puolilla Suomea. Urakoita täytyy saada eteenpäin – toki erityisjärjestelyin – eikä työt ole ihan heti loppumassa. Käytännössä nykytilanne vaatii kohtaamisten vähentämistä, lakisääteisten taukojen jaksotusta ja työmaakokouksien järjestämistä videopalveluiden kautta.
Töitä pystytään onneksi kasvavissa määrin tekemään teknologian avulla etänä, mutta rakennusalalla täysi etätyö on toistaiseksi mahdottomuus. Urakat kun eivät valmistu ilman käsistään kätevää, ammattitaitoista ihmistä. Myös tehtyjen töiden tarkastaminen ja hyväksyntä vaatii aiheeseen harjaantuneen asiantuntijan silmäyksen.
Vaikka kohteissa täytyykin juuri nyt pitää etäisyyttä työkaveriin, ei se tarkoita sitä, että eri toimijoiden sujuva yhteistyö ja työn laadukas jälki olisi saavuttamatonta haihattelua. Koko rakennusprojektia ja siihen kuuluvia pienempiä osasia voi nimittäin hallinnoida vaikka pelkällä älypuhelimella, sillä Infomaatti taipuu paljon muuhunkin kuin pelkästään töiden dokumentointiin ja raportointiin.
Mutta miten? Tässä meidän vinkkimme, joiden avulla otat minkä tahansa rakennuskohteen näppärästi haltuun – työskenteletpä sitten tarkastajana, rakennusvalvojana tai rakennustöiden tekijänä.
1. Infomaatti toimii yhteistyöalustana
Omilla Infomaatti-tunnuksillasi voit luoda järjestelmään eritasoisia käyttäjätunnuksia jokaiselle projektin työntekijälle haluamasi mukaan – voit siis tehdä jaetun projektiympäristön kohteesta. Jaetun ympäristön avulla kaikki dokumentointi pysyy yhdessä osoitteessa ja selkeänä. Lisäksi töiden tekeminen itsenäisesti helpottuu, kun roolista riippuen niin tarkastuskierroksia, asennuksia kuin korjauksiakin voi jokainen tehdä ja dokumentoida ketterästi.
Kaikilla ei siis tarvitse olla ”omaa Infomaattia”, mutta projektikohtaisia ja väliaikaisia käyttäjätunnuksia on mahdollista luoda. Esimerkiksi pääurakoitsija voi laajentaa omaa järjestelmäänsä koskemaan kaikkia urakan työntekijöitä ja muita sidosryhmiä. Näin urakka pysyy selkeästi yksissä kansissa, eikä papereiden edestakaiselle raahaamiselle – ja tarpeettomille kohtaamisille – ole enää tarvetta.
Jaetun projektiympäristön avulla voit myös:
- Luoda eri tasoisia käyttäjätunnuksia ja rajata käyttö- ja näkymäoikeuksia
- Valtuuttaa henkilöstöä (esimerkiksi aliurakoitsijoita) tekemään raportointia ja dokumentointia kätevästi ja kattavasti
- Käyttää Infomaattia työnjohdollisena työkaluna ja hallinnoida urakkaa helpommin ilman ylimääräisiä kohtaamisia työmaalla
- Antaa halutessasi eri sidosryhmille oikeuden työvaiheiden seurantaan ja kommentointiin
- Lisätä allekirjoituksia sitä vaativiin lomakkeisiin suoraan Infomaatissa.
2. Jaa oikeudet dokumenttipankkiin
Dokumenttipankkiin saa lisättyä kaikkien nähtäville projektissa tarvittavia dokumentteja – siis muitakin kuin Infomaatilla tehtyjä! Näitä voivat olla esimerkiksi rakennuksen pohjapiirrokset, jotka ovat Infomaatissa mobiililaitteellakin helposti selattavissa ja tarkasteltavissa. Voit jakaa tunnukset esimerkiksi suunnittelijalle, joka pystyy itse laittamaan uusimmat piirustukset suoraan Infomaatin projektikohtaiseen dokumenttipankkiin, jolloin työmaalla työskentelevillä on aina uusin pohjakuva mukana.
3. Panosta visuaalisuuteen
Mobiilidokumenttien ja raporttien tekemisen yhteydessä kannattaa ottaa kattavasti kuvamateriaalia, jotta ei synny epäselvyyksiä. Kirjoita tai sanele kuvatekstit suoraan kuvan yhteyteen. Kuvan kertovuuteen voit panostaa helposti myös Infomaatin kuvatyökalulla, jolla voit korostaa kuvista esimerkiksi nuolilla tai ympyröillä tiettyjä erityishuomiota vaativia kohtia. Asioita on myös aina helpompi käydä etänä läpi, kun laadukasta visuaalista materiaalia on käytettävissä tarpeeksi.
4. Jaa tietoa, eli pidä sidosryhmät ja asukkaat helposti ajan tasalla
Voit lähettää tehdyt raportit tarvittaville sidosryhmille kätevästi suoraan Infomaatista sähköpostijaon avulla. Vaikkapa tyylikkäiden PDF-lomakkeiden jakaminen sähköpostilla heti tilanteen vaatiessa luo työntekoon lisää itsenäisyyttä. Lisäksi saatat saada hyvää palautetta selkeistä lomakkeista!
Yhtä näppärästi hoituu myös kattava asukasviestintä. Urakan etenemisestä voi tiedottaa taloyhtiölle esimerkiksi massaviestintänä joko sähköpostilla, tekstiviestillä tai vaikka ihan vanhan liiton kirjepostinakin, miten ikinä haluaakaan – suoraan Infomaatista.
Halutessasi voit myös luoda erilliset Asukkaan Infomaatti-sivut, joiden kautta asukkaat voivat nähdä ilmoituksia, tiedotteita ja päivityksiä liittyen esimerkiksi käynnissä olevaan linjasaneeraukseen. Voit luoda taloyhtiölle yleistunnukset kaikkien käyttöön tai asukkaille ja osakkaille omat näkymät henkilökohtaisten tunnusten taakse.
Teknologian täytyy helpottaa käytännön työtä
Muuttuvista työskentelytavoista ja joustamisen tärkeydestä on puhuttu jo pitkään, mutta viimeistään nyt siitä on tullut väistämätöntä todellisuutta. Käytännön työtä helpottavan teknologian merkitys tulee korostumaan tulevaisuudessa entisestään – teknologian roolina onkin luoda huolelliselle rakennustyölle enemmän aikaa ja huomiota.
Vaikka maailmanlaajuinen poikkeustilanne kurittaakin lähes kaikkia toimialoja, kiinteistö- ja rakennusalalla töiden ei voi odottaa loppuvan. Kokoontumisia ja kohtaamisia on silti työmailla syytä välttää ainakin toistaiseksi.
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273