Tampereen Tilapalvelut tehosti valvonta- ja ylläpitoraportointiaan Infomaatin avulla
Tampereen Tilapalveluiden rakennuspalveluosastolla oltiin viimein pääsemässä vihkoista, kynistä ja taskukameroista eroon. Vuoden 2018 aikana ”vanhalla mallilla”, tehtävä työmaadokumentointi oli hiljalleen kehittymässä nykyaikaisempaan suuntaan. Työssä oltiin jo testattu muutamia erilaisia sovelluksia ja valvontaa helpottavia ohjelmistoja. Silti Jouni Huhtivuon mielestä työhön hyvin sopivaa, joustavaa ja tarpeeksi helppokäyttöistä vaihtoehtoa ei vielä ollut löytynyt.
”Olen ollut mukana työmaadokumentointiin tarkoitetun järjestelmän hankintaprosessissa alusta asti. Muistan, että koin henkilökohtaisesti aiemmin testaamamme sovellusvaihtoehdot hankalina käyttää. Lopulta eräillä valvojapäivillä tuli Infomaatti vastaan ja päätimme antaa heille mahdollisuuden.”
– Jouni Huhtivuo, rakennustöiden valvonta, Tampereen Tilapalvelut –
Tampereen Tilapalvelut ottivat Infomaatin kokeiluun, joka johti lopulta molempia osapuolia tyydyttäviin tuloksiin. Käyttö aloitettiin rakennuspalveluissa vuoden 2018 aikana, ensin pienellä kymmenen henkilön joukolla.
”Sittemmin Infomaatin käyttö kasvoi laajamittaisemmaksi, sillä tyytyväisyys ja käyttöönoton jälkeiset työn tulokset antoivat siihen aihetta. Henkilökohtaisesti pidin erityisesti siitä, miten helppoa Infomaatissa oli tehdä vika- ja puutelistoja, joita ainakin omassa arjessa tulee tehtyä paljon.”
– Jouni Huhtivuo, rakennustöiden valvonta, Tampereen Tilapalvelut –
Mobiilidokumentointi tahdottiin käyttöön myös kiinteistöjen ylläpitoon
Muutama vuosi kului Infomaatin ollessa aktiivisessa käytössä osana rakennuspalveluiden toimintaa. Viimein vuonna 2021 sana levisi yhtiön sisäisesti myös kiinteistöjen ylläpidosta vastaavien henkilöiden korviin, jotka olivat myös etsineet ratkaisuja työnsä ylläpitotehtävien dokumentoinnin tehostamiseen.
”Kuulimme rakennushankkeiden tiimin kautta, että heillä on töiden dokumentoinnin helpottamiseksi otettu Infomaatti käyttöön. Olimme itsekin kaivanneet ylläpidon puolelle helpotusta kenttätyön raportoimiseen, sillä perinteisillä toimistosovelluksilla ja taskukameroilla tehdessä koko operaatio vei yksinkertaisesti liikaa aikaa.”
– Eero Holkeri, ylläpitoasiantuntija, Tampereen Tilapalvelut –
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Ajatuksista ja puheista siirryttiin pian tekoihin, kun Holkeri otti ylläpitopuolella Infomaatin omaan käyttöönsä – aluksi ilmaisen kokeilujakson kautta.
”Lähdin aluksi ihan kevyesti liikkeelle. Tein kokeeksi yhden pienen raportin ihan kylmiltään, koko ohjelmaan tai sen käyttöön enempää tutustumatta. Huomasin nopeasti, että Infomaatilla raportin teko oli jopa rikollisen helppoa.”
– Eero Holkeri, ylläpitoasiantuntija, Tampereen Tilapalvelut –
Holkerin kokemusten perusteella vaikutti siltä, että Tampereen Tilapalveluiden ylläpitopuolen toiveisiin tehokkaammasta työmaaraportoinnista oli viimein vastattu. Infomaatti oli syytä ottaa käyttöön laajamittaisesti myös tällä saralla.
Hieman ehkä poikkeuksellisesti Tampereen Tilapalveluissa päätettiin, että yhden laajemman ratkaisun sijaan rakennuspalveluilla ja ylläpidolla olisi kummallakin ”oma” Infomaatti-kokonaisuutensa. Tässä oli kiistatta järkeä; vaikka puhuttiin samasta yhtiöstä, olivat kummankin osaston työtehtävät sen verran erilaisia, että tällä tavoin saatiin pidettyä kaikkien työn kokonaisuutta selkeämpänä.
”Selkeyttä korosti se, että myös Infomaatin käyttöönotto sujui erittäin vaivattomasti. Ja aina, jos jotain apua onkin tarvinnut, on laadukasta palvelua saanut matalalla kynnyksellä.”
– Eero Holkeri, ylläpitoasiantuntija, Tampereen Tilapalvelut –
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
”Raportoinnin ei pidä olla riippakivi”
Tampereen Tilapalveluiden tapauksessa työmaaraportoinnin modernisointi on heijastanut tehostavia vaikutuksia muuhunkin työhön. Infomaatin käyttö on luonut uudenlaista kulttuuria, jossa viesti kulkee taholta toiselle ketterämmin.
”Infomaatin ansiosta kaikenlainen ylimääräinen sähköpostien pyörittely on myös jäänyt vähemmälle. Kun teemme vaikka valvontatöistä raportteja, niin työkaveri tietää, että työn jälkeen tehty raportti on löydettävissä helposti Infomaatista.”
– Eero Holkeri, ylläpitoasiantuntija, Tampereen Tilapalvelut –
Rakennuspalvelupuolella Jouni Huhtivuo on huomannut tärkeänä hyötynä myös sen, että lukuisista eri tehdyistä töistä jää talteen todellinen jälki. On siis mustaa valkoisella, jos joitain yksittäisiä asioita tuleekin tarkastaa vielä vuosienkin jälkeen.
”Valvontatyön merkittävän tehostumisen ohella Infomaatti on auttanut myös tehtyjen töiden todennettavuudessa. Enää ei tule vastaan tilannetta, jossa menneiden töiden yksityiskohtia ei voisi tarvittaessa tarkistaa.”
– Jouni Huhtivuo, rakennustöiden valvonta, Tampereen Tilapalvelut –
Elettäessä vuotta 2024 on enää vaikea perustella syitä sille, miksei omaa työtään helpottaisi nykyaikaisella teknologialla. Tähän liittyen Tampereen Tilapalveluiden ylläpitoasiantuntija Holkeri haluaakin lähettää toimialalla työskenteleville kollegoilleen terveisiä:
”Dokumentoinnin ei pidä olla riippakivi – sen tulisi olla helppoa, mielekästä ja siihen pitää päästä helposti kiinni. Infomaattia voinkin itse suositella juuri siksi, että lähestyminen kohderaportointia kohtaan on suoraviivaista ja simppeliä.”
– Eero Holkeri, ylläpitoasiantuntija, Tampereen Tilapalvelut –
Voisiko teidänkin työmaaraportointinne olla sulavampaa? Kokeile Infomaattia ilmaiseksi 21 päivän ajan!