Urakointi huoltoasemilla vaatii raportoinnilta tarkkuutta
”Vanha raportointitapamme oli hankala. Lakisääteiset vuosittaiset tarkastukset tehtiin tarpeettoman vaikeasti, ja sen vuoksi kentältä kuulimme soraääniä niin asiakkaidemme kuin omien asentajiemmekin suista. Siinä vaiheessa oli selvää, että tarvitsemme tarkastusten raportointiin uuden ratkaisun.”
– Laura Leiniö, Huoltopäällikkö, Asennusliike Lahtinen Oy, al-lahtinen.com –
Tällaisen pulman kanssa painiskeli vielä vajaa vuosi sitten jakeluasemien suunnittelu-, rakennus- ja huoltopalveluita tarjoava Asennusliike Lahtinen. Urakoitsija siis siinä missä monet muutkin Infomaatin käyttäjät, joskin urakointi tapahtuu hieman epätyypillisempien kohteiden parissa. Tämä myös tarkoittaa erikoisempia tarpeita – esimerkiksi tarkastusten lakisääteisyys vaatii raportoinnilta erityistä huolellisuutta.
Vanhalla tavalla jo pelkkä tarkastuslomakkeiden kasaaminen aiheutti Lahtisen väelle kohtuutonta päänvaivaa. Toiveissa oli siis matalan kynnyksen raportointijärjestelmä, jota olisi helppo hallita ja käyttää, ja jonka avulla dokumenttien muokkaus onnistuisi suoraan työmaalla.
Kätevä työkalu omien lomakkeiden rakentamiseen
”Meille oli tärkeää, että lomakkeen rakentaminen onnistuisi helposti itse ja että lomakepohjien muokkaaminen olisi vaivatonta, jos tarpeet muuttuvat. Olin kahlannut erilaisia järjestelmiä läpi jo jonkin aikaa, mutta en ollut löytänyt tarpeisiimme sopivaa ratkaisua. Lopulta kuitenkin tiemme kohtasivat Infomaatin kanssa, jonka myötä tartuimme kokeilujaksoon.”
– Laura Leiniö, Huoltopäällikkö, Asennusliike Lahtinen Oy –
Asennusliike Lahtinen on rakentanut erityistarpeitaan varten omat lomakkeensa Infomaatin lomake-editorilla. Useisiin kiinteistö- ja rakennusalan tarkastuksiin löytyy valmiitakin dokumenttipohjia, mutta joskus saattaa olla helpompaa rakentaa lomake omin käsin vain jotain tiettyä tarvetta varten. Ammattilainen kuitenkin tietää parhaiten itse, millainen raportti missäkin tilanteessa toimii.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
”Teemme paljon esimerkiksi mittarikenttien teknisiä tarkastuksia jakeluasemilla, joten rakensin Infomaatin avulla tätä varten raporttipohjan itse. Käytin pohjana vanhan järjestelmämme raporttipohjaa, mutta tehostin uutta lomaketta karsimalla pois kaiken tarpeettoman. Lisäsin myös omat kohdat valokuville, joka oli tervetullut lisäys raportointiin. Lopulta Infomaatin avulla saimme muokattua raportin tiiviimmäksi ja selkeämmäksi.”
– Laura Leiniö, Huoltopäällikkö, Asennusliike Lahtinen Oy –
Jokainen tarkastettava kohde on erilainen. Eri tarkistuskohdat saattavat tulla vastaan eri järjestyksessä, toisissa kohteissa niitä taas saattaa olla enemmän kuin toisessa. Tällöin lomake-editorin notkeus korostuu entisestään: esimerkiksi Lahtisen tapauksessa tarkistuskohdat on voitu järjestää puhtaimmasta kohdasta likaisimpaan, joka on helpottanut asentajien työskentelyä entisestään.
”Kokeilujakson aikana tarvitsimme apua ainoastaan kerran, kun meidän täytyi liittää mukaan yksi ajoittain tarpeellinen tarkistusosio eräällä jakeluasemalla. Tuota osiota ei tarvitse aina, mutta Infomaattiin rakennetun hyödyllisen ominaisuuden vuoksi sen saa liitettyä osaksi raporttia tarvittaessa yhdellä klikkauksella. Hyvien neuvojen ansiosta kykenimme siis tehostamaan raportointiamme entisestään.”
– Laura Leiniö, Huoltopäällikkö, Asennusliike Lahtinen Oy –
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Lopulta raportointia tehdään itseä varten
Asennusliike Lahtinen on ehtinyt tähän mennessä käyttää Infomaattia vasta vajaan vuoden verran. Kentältä kuultu palaute kuitenkin enteilee, että käyttö jatkuu myös tulevaisuudessa. Suitsutusta on kuultu erityisesti yrityksen omien asentajien palautteesta.
”Nopeampi, helpompi, kätevämpi ja ennen kaikkea käyttäjäystävällinen. Tällaista palautetta ovat omat asentajamme antaneet Infomaatin käytöstä. Ja meille on tietenkin tärkeää, että raportointi on asentajien mielestä helppoa ja kivaa. Positiivista on sekin, että Infomaatin käyttö onnistuu helposti älypuhelimella missä tahansa sääolosuhteissa.”
– Laura Leiniö, Huoltopäällikkö, Asennusliike Lahtinen Oy –
Näin sen oikeastaan kuuluu ollakin. Vaikka raportointia tehdään asiakasta varten ja ajoittain lain vaatimuksesta, tehdään sitä myös ennen kaikkea itseä varten. Niin on ainakin Asennusliike Lahtisen kohdalla, kun myös tarpeelliset korjaukset ja huollot tehdään tarkastettuihin kohteisiin itse.
”Teemme Infomaatilla toistaiseksi vielä pääosin vain teknisiä tarkastuksia, mutta voisimme hyödyntää Infomaattia monessa muussakin asiassa. Lomake-editori jo itsessään on niin hyvä, että sillä voisi ratkaista useimmat raportointihaasteet.”
– Laura Leiniö, Huoltopäällikkö, Asennusliike Lahtinen Oy –
Käyttäjäystävällisyys näkyy Asennusliike Lahtisen palautteen mukaan muutenkin. Infomaatin käyttäjämäärä skaalautuu helposti isommaksi tai pienemmäksi aina tarpeen mukaan, ja asiakas maksaa vain tarvittavan käyttäjämäärän mukaan.
”Arvostan sitä, että Infomaatti on rakenteeltaan ja kustannuksiltaan juuri sopiva. Maksamme tarkalleen tarpeellisen käyttäjämäärän mukaisesti. Skaalautuvuus poistaa paniikinomaisen tunteen siitä, että uusi ohjelma tulisi ottaa nopeasti ja laajamittaisesti käyttöön. Näin käyttäjä saa paremmin aikaa ja tilaa pohtia itse sitä, mitä kaikkea ohjelmalla voikaan arjessa parantaa.”
– Laura Leiniö, Huoltopäällikkö, Asennusliike Lahtinen Oy –
”Käyttäisin sanoja helppo, nopea, joustava. Joustavalla tarkoitan nimenomaan sitä muokattavuutta ja sitä, että sitä voi soveltaa melkein mihin tahansa.”, kuvaili Laura Leiniö.
Sovella Infomaattia omiin tarpeisiisi ilmaiseksi 21 päivän ajan!
T. Henri Hakasalo, 040 821 4273