Valvontapöytäkirja, joka joustaa urakan mukaan
”Tyhmä paljon työtä tekee, viisas pääsee vähemmällä.”
Vanha sananlasku pitää kutinsa monessa paikkaa, eikä vähiten rakennusalalla. Mutta eipä ymmärretä tätä väärin: vähempi työ ei tarkoita huonompaa jälkeä, vaan pikemminkin fiksumpia tapoja tehdä töitä. Tehokas ammattilainen kykenee tekemään vähemmällä enemmän sekä säästämään samalla niin omaa kuin muidenkin aikaa.
Valvojan, rakennuttajan, työnjohdon ja isännöinnin vinkkelistä ajansäästö voi tarkoittaa vaikkapa nopeampaa raportointia ja sujuvampia valvontakeikkoja. Samalla se voi tarkoittaa parempaa tiedon saatavuutta ja koko valvontaprosessin kannalta kattavampaa dokumentointia – olipa kyseessä iso tai pieni urakka. Mutta mitä tämä meinaa käytännössä? Katsotaanpa, voisiko seuraava skenaario osua omaan arkeesi.
Valvontakatselmuksen teko käy kohtuuttoman kätevästi
Kuvitellaanpa, että olet menossa tekemään ensimmäistä valvontakäyntiä uudelle työmaalle mukanasi pelkkä älylaite. Se riittää. Avaat Infomaatin ja alat täyttämään valvontapöytäkirjaa:
- Täytät tyhjiin kenttiin kohteen perustiedot, nappaat kansikuvan ja jatkat kohti ensimmäistä katselmusta.
- Painat ”Uusi katselmus”, kirjaat katselmukselle tarkemman nimikkeen, vaikkapa
”Työmaavalvontakäynti” ja halutessasi lisäät katselmukselle osallistujat osallistujaluetteloon. - Samalla kun teet katselmuskierrosta, lisäät sille tietoa nykytilanteesta, havainnoista, sovituista toimenpiteistä sekä listaat mahdolliset muut huomiot. Fiksuna tekijänä hyödynnät valmista lausevarastoa, joten joudut kirjoittamaan vähemmän. Nappaat myös mukaan muutaman valokuvan, jotta dokumentaatio olisi entistäkin tarkempaa – ja komeampaa.
- Painat ”Luo”, ja katselmus on tältä kertaa tehty.
- Lopuksi lähetät valmiin PDF-tiedoston sähköpostilla suoraan Infomaatista.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Pähkinänkuoressa valvontapöytäkirjan tai yksittäisen katselmuksen raportointi ei ihan oikeasti ole tämän vaikeampaa. Moderni ammattilainen tajuaa kuitenkin astua tästä seuraavalle tasolle käyttämällä hyväkseen pieniä, mutta sitäkin fiksumpia valvontapöytäkirjan kikkoja.
Nosta valvontatyösi seuraavalle tasolle näillä näppärillä toiminnoilla
Kopioi aiempia katselmuksia uusien pohjaksi
Ensi viikolla kalenterissasi on jälleen katselmuskäynti samassa kohteessa. Päätät säästää jälleen vaivaa: täytät edelleen samaa valvontapöytäkirjaa, mutta kopioit ensimmäisen katselmuksesi samasta kohteesta ensi viikon katselmuskäynnin pohjaksi. Tulethan kuitenkin tarkastamaan jälleen samoja asioita, joten miksi vaivautua tekemään uutta?
Näe urakan eteneminen kronologisessa järjestyksessä
Sama valvontapöytäkirja on nyt saanut uuden katselmuksen helppolukuiseen listaansa, ja jatkossa löydät jokaiselta eri kerralta tiedot helposti kronologisessa järjestyksessä. Joku haluaa kuitenkin aina tietää, miten urakka on edennyt – nyt sinulla on antaa kysyjille selkeitä vastauksia nopeasti.
Hyödynnä tärkeitä lisäotsikoita ja katselmuksen seurantalistaa
Tällä kertaa haluat tehdä hitusen kattavamman raportin, joten lisäät mukaan katselmukselle kosteudenhallintaa ja työturvallisuutta koskevat lisäotsikot. Tajuat samalla täpätä päälle ”Katselmuksen rivien seuranta” -toiminnon, jolla seuraat kullekin katselmukselle kirjattujen huomiokohtien korjaustoimenpiteiden etenemistä.
Liitä vedeneristeiden tarkastuskortti osaksi valvontapöytäkirjaa
Taannoin kohteesta tuli tehtyä myös vedeneristeiden tarkastuskortti. Muistat kohteesta lähtiessäsi liittää sen osaksi valvontapöytäkirjaa. Eipähän tarvitse enää kaivella tai lähetellä sitäkään erikseen, kun se löytyy nyt suoraan kyseisen kohteen valvontadokumentaatiosta.
Kutsu sähkö- ja LVI-urakoitsijat täyttämään samaa raporttia
Nyt sinulla on tiedossa ainakin viikon tauko tästä kohteesta, mutta tiedät sähkö- ja LVI-porukoiden pyörivän työmaalla. Haluat pysyä heidän tekemisistään ja huomioistaan perillä, joten kutsut heidät täyttämään samaa Infomaatin valvontapöytäkirjaa, jota olet itsekin täyttänyt. Ja jälleen kaikki tieto pysyy samassa paikassa, kätevästi kaikkien saatavilla.
(Juttu jatkuu kuvan jälkeen)
Kopioi koko valvontapöytäkirja uutta urakkaa varten
Useamman viikon ja muutaman seuraavan katselmuskerran jälkeen kohde on valmistunut. Ja mikä parasta: sinulla on tallessa selkeä, helppolukuinen historiikki urakan alusta sen loppuun – ensimmäisestä katselmuskäynnistä viimeiseen. Viimeinkin pääset lähettämään yksittäisten katselmusten sijaan asiakkaalle koko valvontapöytäkirjan kaikkine liitteineen tyylikkäänä PDF-raporttina – mukana oikein kuvalliset kansilehdet ja kaikki.
Seuraavalla viikolla alkaa uusi valvontaurakka, mutta tällä kertaa jossain toisaalla ja vähän laajemmassa mittakaavassa. Otat jo valmiiksi kopion tästä juuri valmistuneesta, kattavasta valvontapöytäkirjasta, koska tiedät, että tulet tarkastamaan uudessakin kohteessa samanlaisia asioita.
Lopulta painelet hyvillä mielin viikonloppuun, koska tiedät, ettei työmaaraportoinnin tule olla tämän vaikeampaa.
Lisää kätevyyttä raportointiin? Kokeile valvontapöytäkirjaa ja noin 200 muuta Infomaatin työkalua ilmaiseksi 21 päivän ajan!